Dynamo en de AVG

In de ledenvergadering van 16 mei 2018 heeft het bestuur de leden geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot de nieuwe privacywetgeving, de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Ook Dynamo beschikt over persoonsgegevens en moet aan de AVG voldoen. Inmiddels hebben we het stappenplan voor sportclubs van NOC*NSF doorlopen en beschikken we over een AVG-verklaring. Hiermee voldoen we aan de richtlijnen maar het kan nog beter. Er is een korte actielijst gemaakt waar we de komende tijd aan werken.

Hoe gaan we om met persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn nodig voor het functioneren van de vereniging. De vereniging is verantwoordelijk voor deze bestanden en beheert deze zorgvuldig.

• We vragen niet meer gegevens dan we nodig hebben en gebruiken ze alleen voor verenigingsdoeleinden. We geven b.v. geen mailbestanden e.d. aan derden. We verstrekken uitsluitend gegevens aan organisaties waarmee we een zogenoemde verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Hierin staat dat de verwerker zorgvuldig met onze gegevens moet omgaan. De verwerkersovereenkomsten met Nevobo en Mailchimp zijn geregeld. 
• Van kinderen die deelnemen aan een minikamp of jeugdkamp vragen we gezondheidsgegevens e.d.  Na afloop worden deze gegevens vernietigd.
• Binnen de vereniging gebruiken kaderleden, technische commissies, ledenadministratie, websitebeheer etc. alleen dié gegevens die ze nodig hebben. Beschik je over dergelijke informatie, dan dient je computer beveiligd te zijn met een wachtwoord.
• Op de site staat (na inloggen) ook persoonlijke informatie. De afgelopen maanden is hard gewerkt aan het beschermen van de site. De URL begint nu met 'https://' (de s staat voor 'secure') en in de adresbalk staat een groen slotje. 

Het bestuur heeft geen invloed op alles wat op social media onder de naam van Dynamo wordt geplaatst. Op verzoek van de ALV kijken we of we iets op kunnen nemen in een privacyreglement.

Waarom een lidmaatschapsovereenkomst?

Volgens de nieuwe wetgeving moet Dynamo beschikken over een lidmaatschapsovereenkomst met alle leden en ouders van jeugdleden jonger dan 16 jaar waarin toestemming wordt gegeven voor:
a) het publiceren van foto’s en/of filmpjes op de verenigingssite
b) het opnemen van een pasfoto en teamfoto in het smoelenboek op de website
c) het beschikbaar stellen van naam en telefoonnummer voor teamgenoten en kaderleden (na inloggen)
d) het archiveren van de gegevens na beëindiging van het lidmaatschap t.b.v. een reünie of bijzondere gebeurtenis.

Hoe kun je toestemming geven?

• Nieuwe leden: via het aanmeldingsformulier.
• Leden die een foto laten maken voor de spelerspas en/of website: bij het maken van de foto.
• Leden die geen foto laten maken: via een mail naar leden@svdynamo.nl met wel/geen toestemming voor bovenstaande punten a t/m d (per onderdeel aan te vinken).

Hierbij geldt:
- Voor leden jonger dan 16 jaar geeft een ouder/verzorger de toestemming.
- Een eenmaal gemaakte keuze kun je altijd herroepen. 
- Indien géén reactie wordt ontvangen wordt aangenomen dat een lid met de punten a t/m d akkoord gaat.